Bewerbung im ÖD - Einsichtnahme in die Personalakte

[Naledi]

Wie heißt es so schön, im Betrieb sollen nur diejenigen Einsicht in die Personalakte haben, die auch Personalentscheidungen zu fällen haben. Das dürfte nicht auf sämtliche Mitglieder der Personalabteilung zutreffen und insofern bin ich geneigt zu sagen, nein, es darf nicht "jede*r" HR-Kollege drin blättern. Das ist vor allem ein Datenschutz-Thema und sollte im Betrieb klar geregelt sein. Ein Zugriffsprotokoll sollte ebenfalls geführt werden.

Wenn der Betrieb groß genug ist, dass mehrere Personen in der Personalabteilung arbeiten, wird die Zuständigkeit entsprechend aufgeteilt. Also, Herr X betreut Mitarbeiter A-L und Frau Y betreut M bis Z.

Und im Grunde müsste es auch eine klare Ordnungsstruktur für die Akte geben, mit Rollen- und Zugriffskonzepten.

 

Darüber hinaus ist es sinnvoll, dass sensible Daten wie z.B. Informationen über Arbeitsunfähigkeitszeiten nicht in die Hauptakte hineinkommen (wie so oft weicht die Praxis gerne mal davon ab bzw gibt es auch andere Ansichten) - im Falle der hier mehrfach erwähnten Überlastungsanzeige wäre das aus meiner Sicht als Praktikerin an sich auch etwas, das nicht in der Hauptakte sein sollte, aber... in der Praxis platzen Akten gerne mal aus allen Nähten, weil wirklich *alles* aufgehoben und in den Ordner gepackt wird (da, wo noch nicht digitalisiert wurde).

Ich habe allerdings, außer dass ich Beamtentochter bin, keine wirkliche Ahnung vom Öffentlichen Dienst und davon, welche zusätzlichen Regelungen es da möglicherweise gibt. ;-)

 

Diese Einsichtnahme im Rahmen von Bewerbungsprozessen halte ich für fragwürdig, aber wie gesagt, mit dem ÖD kenne ich mich nicht aus.

 

 

 

 

[KanzlerCoaching]

Ich habe noch einen Hinweis bekommen:

Behördenübergreifende Bewerbung - Einsicht PA - Konsequenzen ? (oeffentlicher-dienst.info)

 

Eine Antwort (die eines Users namens "inter omnes") erscheint mir interessant.

[ms.larusso]

Danke für eure Beiträge und die Verlinkung @KanzlerCoaching. Dass es juristisch zweifelhaft sein könnte, ist interessant, letztlich wird man bzw. zumindest ich es aber nicht "durchkämpfen".

 

Zusammengefasst kann man sagen "Kann klappen, kann auch schiefgehen in vielerlei Hinsicht" - ist mir persönlich zu heikel. Schade. Eigentlich bin ich zu jung, um auf die Rente zu warten.

[KanzlerCoaching]

vor 50 Minuten schrieb ms.larusso:

Zusammengefasst kann man sagen "Kann klappen, kann auch schiefgehen in vielerlei Hinsicht" - ist mir persönlich zu heikel.

No risk, no fun!

[SebastianL]

Um die Frage von @KanzlerCoaching aufzugreifen, nein, nicht jede(r) HR-Mitarbeiter(in) hat Zugriff drauf. Es gibt eine Informationskaskade i.d.R. (männliche Form der Lesbarkeit gewählt, selbstverständlich jede Position auch weiblich oder Divers zu besetzen)

 

Ich mache mal ein Beispiel wie ich es kenne:

Geschäftsführer

Senior Vice President <- ein HR Business Partner (HRBP) zugewiesen

Vice President

Abteilungsleiter

Gruppenleiter

Mitarbeiter

 

Zugriff auf die Personalakte des Mitarbeiters haben der direkte Vorgesetzte, der Gruppenleiter und der zuständige HRBP, ggf. noch die jeweilige Vertretung, wenn das Delegationsrecht explizit der Vertretung zugewiesen wird. Ansonsten hat keiner das Recht die Personalakte einzusehen. Es gilt das "need to know" Prinzip. Der Chef des Chefs hat keinen Zugriff drauf. Wenn ein anderer Zugriff auf die Personalakte benötigt (zu begründen und zu dokumentieren), dann geht das an den HR Chef, der die benötigten Informationen über den zuständigen HRBP anfordert und die Herausgabe zum Zweck, mit dem Umfang, an eine bestimmte Person freigibt. Ein Beispiel wäre, der Mitarbeiter beschwert sich beim Betriebsrat (BR), dass in der Personalakte was drin steht, was nicht drin stehen sollte. Der BR tritt dann über die dementsprechenden Gremien an den HR Chef ran, auch wenn der Mitarbeiter irgendwas direkt an den BR schickt (könnte ja manipuliert sein).

 

Also, wenn die Behörde das reinschreibt (erkenne aus der Ausschreibung keinen ersichtlichen Sinn), dann muss sie das mit "need to know" begründen. Deswegen würde ich auch anrufen und das "need to know" abfragen. Alleine der Wissensdurst ist keine Begründung. Wenns nur der Wissensdurst ist, dann gibt es sicherlich eine Stelle für eine (mein Lieblingswort) Dienstaufsichtsbeschwerde.

Bearbeitet 28. August von SebastianL
letzter Absatz hinzugefügt

[polli_on_the_go]

Hmm ich habe jetzt keine Ahnung wie es Behördenübergreifend ist. Bei uns bei der BA ist es auch vollkommen normal, dass bei bestehenden Mitarbeitern bei einer Versetzung oder der Bewerbung auf eine andere Stelle der BA bereits im Bewebungsgespräch vom Personalberater Einsicht in die Personalakte genommen wird. Bei mir war es jetzt sowieso der gleiche interne Service in Essen, aber das ist auch übergreifend. Bei uns werden bei internen Verfahren auch die Leistungsbeurteilungen und MAGs mit einbezogen.

 

Aber so wie ich es verstanden habe geht es hier ja um Behördenübergreifenden Freigaben und nicht innerhalb des gleichen Arbeitgebers.

[kululu]

Ich kann nur aus meiner persönlichen Erfahrung aus bayerischen Behörden sprechen: In den Bewerbungsverfahren wurde keine Einsicht genommen. Teilweise wurde dann aber bei Dienstherrenwechsel die Personalakte weitergegeben. Kann man sich in der Privatwirtschaft sicher nicht vorstellen 😊

[MeNi]

Am 25.8.2024 um 13:57 schrieb KanzlerCoaching:

Ist die Zustimmung Voraussetzung für die Bewerbung oder für die Einstellung? Was genau steht in den Anzeigen? 

 

Ja, die "Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in Ihre Personalakte unter Angabe der personalaktenführenden Stelle" ist für alle Angestellten oder Beamten verpflichtend plus einer Beurteilung, die nicht älter sein sollte/darf wie ein Jahr.

 

Aus meinen Erfahrungen der letzten Monate (bin seit 2015 im öD des Land Berlins angestellt) schauen die Auswahlgremien tlw. nur unzureichend rein.

Mir ist es jetzt schon häufiger passiert, das die Gremien erstaunt waren, das ich UNBEFRISTET im Land Berlin beschäftigt bin (ach so, ach was, könnten Sie mir Ihre aktuelle Einstufung mitteilen?). Oder mir mit Abwesenheit glänzenden Personalrat mir eine unbefristete Stelle angeboten haben!

[ms.larusso]

Ok, aber unzureichende Einsichtnahme ist halt auch eine Einsichtnahme und damit bekommt‘s der alte AG mit. Aber wenn ich das richtig verstehe, hast Du diese Zustimmung schon mehrmals gegeben und siehst da kein Problem?

[MeNi]

Jein, ich habe auch ein Problem damit, denn wie du schon angemerkt hast, müssen nur die Bediensteten im öD diesem zustimmen... ich gebe meine Zustimmung, weil Punkt A meine derzeitige Vorgesetzte seit Anbeginn meines mittlerweile nun erfolgreich absolvierten Studiums von meiner angestrebten Versetzung (lapidar ausgedrückt höherwertiger Job im öD) weiß, Punkt B ich ohne Zustimmung einmal fast aus dem Bewerbungsverfahren rausgeflogen wäre, Punkt C ich im öD bleiben möchte (hat zum Teil ja auch Vorzüge)... auch bei einer Umsetzung (nur anderer Arbeitsort im öD) muss meine Vorgesetzte ihre Zustimmung bis zu einem bestimmten Stichtag geben, sie (oder auch er) kann bis zu dreimal verweigern... in beiden Fällen weiß meine öD-Vorgesetzte davon ;-)